Kako urediti kancelariju da svaki kvadrat ima svrhu?
Kancelarija treba da podrži način na koji ljudi rade, ali i da ostavi profesionalan utisak na svakoga ko u nju uđe. Kada je prostor dobro osmišljen, svakodnevni rad postaje jednostavniji, atmosfera prijatnija, a svaki kvadrat dobija jasnu namjenu.
U nastavku donosimo praktične ideje za uređenje kancelarije koje će vam pomoći da prostor učinite funkcionalnim, prijatnim i reprezentativnim, bez suvišnih elemenata i nepotrebnog komplikovanja.
#1 Počnite od raščišćavanja prostora
Ako razmišljate kako srediti kancelariju, najbolje je da počnete uklanjanjem svega što se više ne koristi.
Stara dokumentacija, neispravna oprema, višak kancelarijskog materijala i predmeti koji su godinama ostajali „za svaki slučaj“ zauzimaju dragocjen prostor, otežavaju pronalaženje potrebnih stvari i kancelariju čine vizuelno zagušenom.
Dokumentaciju koja više nije potrebna treba bezbjedno ukloniti, a ono što se rijetko koristi premjestiti iz glavne radne zone. Na stolovima bi trebalo da ostanu samo predmeti potrebni za svakodnevni rad.
Kada se prostor raščisti, mnogo je lakše procijeniti šta mu nedostaje i kako ga treba rasporediti.
#2 Prilagodite raspored načinu rada
Ne postoji raspored koji odgovara svakoj kompaniji. Prostor treba organizovati prema broju zaposlenih, njihovim svakodnevnim zadacima i načinu na koji međusobno sarađuju.
Ukoliko razmatrate otvoren koncept, korisno je upoznati se sa prednostima i pravilima planiranja open space kancelarija, kako bi prostor podsticao saradnju, a da pritom ne naruši koncentraciju zaposlenih.
Članovi tima koji često rade zajedno treba da budu dovoljno blizu za lak dogovor, dok je za poslove koji zahtijevaju mir, privatnost ili veću koncentraciju potrebno obezbijediti izdvojeno radno mjesto. Prolazi treba da ostanu slobodni, a štampači, ormari i druga zajednička oprema dostupni bez ometanja kolega.
U zavisnosti od veličine kancelarije, dobro je predvidjeti:
- prostor za individualni rad;
- mjesto za kraće timske dogovore;
- zonu za sastanke sa klijentima i saradnicima;
- mirnije mjesto za telefonske i video-pozive;
- dovoljno prostora za dokumentaciju i opremu.
Ne mora svaka od ovih cjelina biti odvojena zidovima. Važno je da raspored bude jasan i da različite aktivnosti ne ometaju svakodnevni rad.
#3 Postavite radni sto u odnosu na izvor svjetla
Prirodno svjetlo može učiniti kancelariju prijatnijom za rad, ali položaj radnog stola treba pažljivo odabrati.
Najpraktičnije je da prozor bude sa bočne strane, kako sunce ne bi padalo direktno na ekran niti zaposlenom bilo iza leđa.
U kancelarijama koje su tokom dijela dana izložene jakom suncu korisne su roletne ili zavjese kojima se količina svjetla lako podešava. Tako se zadržava dnevna svjetlost, a izbjegavaju odsjaj i neprijatno zagrijavanje prostora.
Za oblačne dane i rad u kasnijim satima potrebna je i dobra stona ili plafonska rasvjeta. Svjetlo treba da bude dovoljno jako za rad, ali ne toliko hladno i intenzivno da prostor djeluje neugodno.
Dobro osvijetljena kancelarija manje zamara oči i čini radni sto prijatnijim mjestom za duži boravak.
#4 Birajte namještaj prema prostoru i načinu rada
Kada razmišljate kako opremiti kancelariju, nemojte birati namještaj samo prema izgledu. Važno je da odgovara veličini prostorije, poslu koji obavljate i vremenu koje svakodnevno provodite za radnim stolom.
Sto treba da bude dovoljno prostran za računar, dokumentaciju i predmete koje često koristite, ali ne toliko velik da zauzme veći dio kancelarije. Kvalitetna radna stolica sa podesivom visinom i dobrom potporom za leđa posebno je važna ako dugo sjedite.
Monitor postavite približno u visini očiju, a tastaturu i miš tako da ruke ostanu opuštene.
Ukoliko u kancelariji primate klijente ili saradnike, predvidite i udobno mjesto za sjedenje koje neće ometati kretanje kroz prostor.
Najskladniji utisak ostavlja namještaj jednostavnih linija, kvalitetnih materijala i međusobno usklađenih boja. Tako kancelarija djeluje profesionalno, a da pritom ne izgubi toplinu i lični karakter.
#5 Predvidite mjesto za dokumentaciju i opremu
Nakon što odredite šta vam je potrebno u kancelariji, planirajte gdje će se sve to čuvati. Dovoljno prostora za odlaganje oslobađa radni sto, olakšava pronalaženje dokumenata i pomaže da kancelarija svakodnevno ostane uredna.
U zavisnosti od veličine prostorije i načina rada, možete koristiti:
- fioke uz radni sto za pribor, bilješke i predmete koji su vam često potrebni;
- zatvorene ormare za registratore, arhivu i rezervni kancelarijski materijal;
- otvorene police za stručnu literaturu, knjige i nekoliko dekorativnih detalja;
- zidne police kada želite da iskoristite visinu manje kancelarije;
- mobilne kasete sa fiokama koje se lako premještaju i mogu stati ispod stola;
- posebne organizatore za fascikle, poštu i dokumentaciju koja je trenutno u upotrebi.
Planirajte i gdje će se nalaziti štampač, papir, punjači i druga oprema, kako ne bi zauzimali glavnu radnu površinu. Kablove možete grupisati pomoću držača, kanala ili kutija, čime će prostor izgledati urednije i biti jednostavniji za održavanje.
#6 Uredite kutak za razgovor sa klijentima
Ako u kancelariji primate klijente ili saradnike, predvidite mjesto na kojem razgovor može da se vodi udobno i bez pomjeranja dokumentacije sa radnog stola.
U prostranijoj kancelariji to može biti manji sto sa dvije ili tri stolice, ili kutak sa foteljama za manje formalne razgovore. Kada je prostor ograničen, dovoljno je postaviti jednu ili dvije stolice naspram radnog stola, uz dovoljno mjesta za nesmetan prolaz.
Ovaj dio kancelarije treba da bude uredan, dobro osvijetljen i bez registratora, kablova i opreme koja odvlači pažnju. Ako često održavate prezentacije ili video-sastanke, ekran i potrebne priključke planirajte unaprijed, kako ih ne biste naknadno unosili u prostor.
Na taj način kancelarija ostaje praktična za svakodnevni rad, ali je istovremeno spremna za profesionalan prijem gostiju.
Kako urediti malu kancelariju i učiniti je prostranijom?
U maloj kancelariji svaki komad namještaja treba da ima jasnu svrhu. Cilj nije da se iskoristi baš svaki slobodan ugao, već da ostane dovoljno prostora za udoban rad i nesmetano kretanje.
Kada razmišljate kako urediti malu kancelariju, obratite pažnju na nekoliko praktičnih rješenja:
- birajte sto i stolice čije dimenzije odgovaraju prostoriji;
- koristite zidne police i više ormare kako biste iskoristili prostor po visini;
- prednost dajte zatvorenim elementima za odlaganje, jer smanjuju vizuelni nered;
- birajte namještaj sa više namjena, poput stola koji može služiti i za kraće sastanke;
- izbjegavajte masivne fotelje, duboke ormare i dekoraciju koja zauzima radne površine.
Svijetle nijanse, ujednačeni materijali i dovoljno dnevnog svjetla mogu dodatno otvoriti prostor. Umjesto većeg broja sitnih detalja, bolje je odabrati jednu biljku, sliku ili drugi upečatljiv element koji će kancelariji dati karakter bez osjećaja pretrpanosti.
Održavajte kancelariju urednom bez dodatnog napora
Dobro uređena kancelarija ostaje funkcionalna samo ako se red lako održava. Zato je korisno da dokumentacija, pribor i oprema imaju svoje stalno mjesto, kako se radna površina ne bi ponovo zatrpala.
Na kraju dana dovoljno je skloniti papire koji više nijesu potrebni, vratiti pribor u fioke i ostaviti sto spremnim za naredno jutro.
Povremeno treba pregledati i police, ormare i fascikle, kako se u njima ne bi nagomilavale stvari koje više ne koristite.
Važno je i da način odlaganja prati vaše radne navike.
Predmeti koje koristite svakodnevno treba da budu nadohvat ruke, dok arhivu, rezervni materijal i rjeđe korišćenu opremu možete smjestiti dalje od radnog stola.
Tako kancelarija ostaje uredna i prijatna, bez potrebe za čestim velikim reorganizacijama.
Manje vremena za uređenje, više za poslovanje
Uređenje kancelarije zahtijeva niz odluka – od rasporeda i namještaja do rasvjete, tehničke infrastrukture i održavanja. Kada se tome dodaju električne instalacije, internet mreža, klimatizacija, akustika i redovno održavanje, uređenje kancelarije lako prerasta u poseban projekat koji zahtijeva vrijeme, koordinaciju i dodatna ulaganja.
Zato je za mnoge kompanije jednostavnije da izaberu poslovni prostor koji je već pripremljen za svakodnevni rad.
Kancelarije u The Capital Plazi mogu se prilagoditi veličini tima i prirodi poslovanja, dok su u okviru kompleksa dostupni recepcija, kontrola pristupa, centralna klimatizacija, sigurnost, brzi liftovi i podzemna garaža.
Na taj način ne dobijate samo funkcionalnu kancelariju, već i reprezentativno poslovno okruženje za rad, sastanke i prijem klijenata.
Kancelarije za izdavanje u The Capital Plazi omogućavaju vam da izaberete prostor prilagođen potrebama vašeg tima, bez dodatnog opterećenja oko organizacije i održavanja.
